Home » Verenigingsinfo » Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

Artikel 1 – Algemene bepalingen

  1. De vereniging genaamd volleybalvereniging TiVoC hierna te noemen “de vereniging” is bij notariĆ«le akte opgericht op 1 juni 1996 en is gevestigd te Tiel.
  2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld bij notariƫle akte op 19 juli 2017

Artikel 2 Leden

TiVoC maakt de volgende onderverdeling naar groepen met leden binnen haar vereniging. Deze onderverdeling wordt gebruikt voor de bepaling van de contributie.

  1. Jeugdleden
  2. mini spelers zijn leden jonger dan 13 jaar op 1 oktober van het lopende verenigingsjaar.
  3. junior spelers zijn leden jonger dan 18 jaar op 1 oktober van het lopende verenigingsjaar.
  4. Gewone leden
  5. senior spelers zijn leden ouder dan 18 jaar op 1 oktober van het lopende verenigingsjaar. Spelend in de NeVoBo competitie.
  6. Recreant spelers zijn leden ouder dan 18 jaar op 1 oktober van het lopende verenigingsjaar. Spelend in de RecVol competitie.

Artikel 3 – Sponsoren

  1. Een sponsor is een natuurlijk of niet-natuurlijk rechtspersonen, die zich ten opzichte van de vereniging verplicht om jaarlijks een bijdrage te leveren aan de vereniging. De bijdrage kan een financiƫle bijdrage of een bijdrage in natura zijn.
  2. De jaarlijkse donatie wordt vastgelegd met een wederzijds ondertekende overeenkomst tussen de sponsor en het bestuur.
  3. De donatie kan per verenigingsjaar worden beƫindigd door de sponsor of het bestuur.
  4. De Sponsor heeft geen rechten en verplichtingen anders dan die zijn vermeld in de overeenkomst.

Artikel 4 – Het lidmaatschap

Verkrijgen van het lidmaatschap

  1. Het lidmaatschap van de vereniging kan worden verkregen door het indienen van een inschrijfformulier.
  2. Het inschrijfformulier om lid te worden is te vinden op de TiVoC website.
  3. Een verzoek tot inschrijving is geldig indien het inschrijfformulier volledig ingevuld, voorzien van gevraagde bijlagen en ondertekend is ontvangen door de ledenadministratie.
  4. Voor jeugdleden dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger.
  5. Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
  6. Acceptatie van de inschrijving voor het lidmaatschap is door het bestuur.
  7. Een nieuw lid wordt door de technische commissie (tijdelijk) in een trainingsgroep geplaatst.

Einde lidmaatschap

  1. Opzeggen als lid kan schriftelijk of per email gericht aan de secretaris (secretaris@tivoc.nl) .
  2. Opzeggen van het lidmaatschap door jeugdleden kan voor 1 januari of voor 1 juni.
  3. Opzeggen van het lidmaatschap door gewone leden kan voor 1 juni.
  4. Afmelding van het meedoen aan de competitie kan alleen voor 1 juni. 
  5. Indien het opzeggen niet tijdig plaatsvindt, dan blijft het lid ingeschreven onder dezelfde condities als waarmee het de voorgaande periode stond ingeschreven. Het lid is dan verplicht om aan alle bijbehorende verplichtingen te voldoen m.n. de betaling van de contributie en competitiegeld.
  6. De intentie om het lidmaatschap op te zeggen wordt per 1 april kenbaar gemaakt aan de technische commissie (TC). Anders gaat de TC er, in verband met de team-opgaves voor het komende seizoen, vanuit dat het lid komend seizoen doorgaat.

Artikel 5 – Rechten en plichten van leden

Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten.

Rechten

  1. Voorafgaand aan een lidmaatschap kan een aspirant lid vrijblijvend kennismaken met de vereniging en de volleybalsport, door aan drie achtereenvolgende trainingen deel te nemen. Na deze trainingen, dus vanaf de vierde trainingsmogelijkheid, is het aspirant lid verplicht zich aan te melden als verenigingslid of te stoppen met bijwonen van de training.
  2. Bij toetreding als lid wordt gewezen op de locatie van de statuten en het huishoudelijk reglement op de TiVoC website.

Plichten

  • Leden hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, evenals van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, naast de voorschriften van de Nevobo of recvol.
  • Leden hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
  • Leden hebben de plicht om een verandering van de opgegeven gegevens bij inschrijving te melden bij de ledenadministratie via E-mail op adres ledenadministratie@tivoc.nl .
  • Van jeugd-, gewone leden dan wel ouders van jeugdleden wordt verwacht dat zij gedurende het seizoen vrijwilligerstaken uitvoeren te gunste van de vereniging. De vrijwilligerscoƶrdinator (vrijwilligerscoordinator@tivoc.nl) organiseert en voert uit conform het vrijwilligersbeleid vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
  • Leden houden zich aan de Gouden Regels zoals benoemd in artikel 6.

Artikel 6 ā€“ Gouden regels van de vereniging

Regels waarin TiVoC als vereniging uitdrukt hoe de vereniging vind dat wij met elkaar om dienen te gaan binnen de vereniging. De regels zijn hiermee vanzelfsprekend binnen de vereniging en gaan er vanuit dat iedereen deze regels naleeft. Je kunt hierop worden aangesproken of je kunt zelf iemand hierop aanspreken. Zo kunnen we met zā€™n allen een bijdrage leveren en houden we het gezellig en sportief!

Heb je vragen over deze Gouden Regels, neem dan contact op met de vertrouwenspersoon of per mail  via vertrouwenspersoon@tivoc.nl

De gouden regels

1Je hebt respect voor de tegenstander en voor elkaar
2Je beledigt of pest niemand
3Je vernedert niemand in woord of gebaar
4Je accepteert het gezag van de scheidsrechter
5Je accepteert de leiding van je team
6Je bent zuinig op de spullen van de vereniging
7Je houdt de kleedkamers en andere ruimtes netjes
8Je bent op tijd voor de trainingen en wedstrijden
9Je gedraagt je bij uitwedstrijden als een gast
10Je bent open en eerlijk
11We praten met elkaar en niet over elkaar

Artikel 7 ā€“ Sanctie

  1. Indien een lid zijn vrijwilligerstaken niet uitvoert conform afspraken en planning, kan het bestuur, na herhaaldelijk manen van het lid, besluiten tot het eenmalig verhogen van de contributie met 50 Euro per seizoen voor dit lid.

Artikel 8 ā€“ Verenigingstenue

  1. Leden die competitie spelen dragen tijdens de competitie wedstrijden een verenigingstenue.
  2. Het verenigingstenue kan worden aangeschaft bij een door de vereniging aangewezen leverancier. Bestellingen inleveren gaat via de TiVoC kledingbeheerder ( kledingbeheer@tivoc.nl ).
  3. Een verenigingstenue beschikbaar gesteld door een sponsor blijft  eigendom van de vereniging, tenzij hierover nadrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt en vastgelegd in een wederzijds ondertekende overeenkomst tussen sponsor en vereniging.
  4. Het standaardtenue bestaat uit:
  5. Spelershirt: blauw-wit-zwart
  6. Broek : zwart
  7. Kousen : wit
  8. Het liberotenue bestaat uit
  9. Spelershirt : Afwijkende kleur van het shirt van het standaardtenue.
  10. Broek : zwart
  11. Kousen : wit

Artikel 9 – Bestuur

  1. Het verenigingsbestuur bestaat uit een voorzitter (voorzitter@tivoc.nl), een secretaris (secretaris@tivoc.nl), een penningmeester (penningmeester@tivoc.nl)  en tenminste twee leden, die allen meerderjarig moeten zijn.
  2. Bestuursleden in het verenigingsbestuur zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken in de vereniging volgens het organogram in figuur 1.
  3. Het verenigingsbestuur vergadert tenminste Ć©Ć©nmaal per maand volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het verenigingsbestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden van het bestuur dat wensen.
  4. Minimaal eenmaal per jaar organiseert het bestuur een reguliere jaarlijkse algemene ledenvergadering.
Text Box:  Afbeelding 1: Organogram vereniging TiVoC
  • Taken van de voorzitter:
    • Geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven.
    • De voorzitter leidt vergaderingen, zoals de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen.
    • Is bij alle officiĆ«le vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.
    • Brengt verslag uit aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering.
  • Taken van de secretaris:
  • Voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur. Voert een administratie over afschriften van uitgaande stukken en ingekomen stukken.
  • Communiceert namens het bestuur aan de leden via communicatiemiddel 2, zoals benoemd in artikel 22, over beleid, besluiten, verslagen of van persoonlijke aard.
  • Heeft het beheer over het verenigingsarchief.
  • Zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen.
  • Notuleert bij bestuursvergaderingen en Ledenvergaderingen.
  • Brengt verslag uit aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering.
  • Beheert het jaarplan van de vereniging. Het jaarplan geeft een overzicht en beschrijving van de verenigingsactiviteiten en taken nodig voor de organisatie van een verenigingsjaar.
  • Taken van de penningmeester:
    • Beheert de gelden van de vereniging;
    • Zorgt voor een boekhouding met hierin de inkomsten en uitgaven van de vereniging;
    • Zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
    • Verzorgt de communicatie benodigd voor het ontvangen van de inkomsten en het doen van de uitgaven. Bewaart afschriften bij de boekhouding als verantwoording van de uitgaven;
    • Zorgt voor een ledenadministratie van de TiVoC leden.
    • Brengt in de algemene vergadering verslag uit over de jaarrekening van het voorgaande seizoen, de balans en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

Artikel 10 – Bestuursverkiezing

  1. Benoemen van een bestuurslid is door de jaarlijks algemene ledenvergadering.
  2. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk af in de tweede jaarlijkse algemene ledenvergadering na de algemene ledenvergadering van benoeming. Een aftredend bestuurslid kan zichzelf herkiesbaar stellen.
  3. Het verslag van de jaarlijks algemene ledenvergadering kondigt het aftreden van een bestuurslid in de volgende ledenvergadering aan.
  4. Kandidaten voor een bestuursfunctie kunnen zich melden voor een verkiezing bij het bestuur met een motivatie.

Artikel 11 ā€“ Technische commissie

  1. De voorzitter van de Technische commissie is tevens bestuurslid als TC-coƶrdinator.
  2. Vanaf de maand april in het lopende seizoen worden gesprekken gevoerd met trainers voor het opvolgende seizoen en contracten opgesteld onder leiding van de technische commissie.
  3. Gedurende het seizoen wordt minimaal een voortgangsgesprek gevoerd met de trainers onder leiding van de technische commissie.
  4. De spelers worden tweemaal per verenigingsjaar door de technische commissie in kennis gesteld van hun indeling in een van de teams.

Artikel 12 ā€“ Coƶrdinator marketing, communicatie en sponsoring

  1. Coƶrdinator Marketing, communicatie en sponsoring is lid van het TiVoC bestuur.
  2. Onderhoud de website op content en gebruikersaspecten zoals snelheid, indeling en beveiliging. Zorgt voor de uitvoer van het sponsorbeleid.
  3. Coƶrdineert een eenduidig communicatiebeleid binnen de vereniging.
  4. Informeert de leden en geĆÆnteresseerden over TiVoC minimaal via communicatiemiddel 1, zoals benoemd in artikel 22.

Artikel 13 – Kascontrolecommissie

  1. Conform artikel 13 van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascontrolecommissie benoemd.
  2. De kascontrolecommissie bestaat uit twee leden en een reservelid.
  3. De kascontrolecommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. 
  4. De kascontrolecommissie is gehouden tenminste eenmaal per jaar de kas de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Dit inzien is kort na het financieel sluiten van het verenigingsjaar.
  5. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur.
  6. Indien de kascontrolecommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te dechargeren voor het gesloten verenigingsjaar, zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene vergadering.
  7. De kascontrolecommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiƫle beheer te doen.

Artikel 14 – Overige commissies

  1. Het verenigingsbestuur kan (sub)commissies instellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies regelen.
  2. Er zijn in principe 5 vaste commissies, te weten:
  3. Barcommissie
  4. Technische commissie
  5. Activiteitencommissie
  6. Sponsorcommissie
  7. Communicatie commissie
  8. Materialencommissie
  9. De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor Ć©Ć©n jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.
  10. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd.
  11. Elke commissie rapporteert tenminste Ć©Ć©n keer per kalenderjaar over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het bestuur, tenzij in de instructie anders is bepaald.
  12. Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.

Artikel 15 ā€“ Contributie

  1. De leden zijn per verenigingsjaar gehouden tot het betalen van een contributie.
  2. De contributie wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld.
  3. De leden kunnen in groepen worden ingedeeld voor de betaling van de contributie, die per groep een mogelijk verschillende opbouw en totaal bedrag aan contributie geeft.
  4. Artikel 2 van dit huishoudelijk reglement benoemt deze groepen.
  5. Inning van de contributie is via een incasso en conform de, door het lid afgegeven, machtiging bij inschrijving.
  6. Inning vindt in vier betalingen plaats, twee in de eerste helft en twee in de tweede helft van het verenigingsjaar.
  7. De Inning van de contributie wordt naar de leden aangekondigd via communicatiemiddel 2, zoals benoemd in artikel 22, door de penningmeester.
  8. Indien een incasso mislukt en na herhaaldelijk manen door de penningmeester, kan het bestuur besluiten tot het sturen van een aanmaning voor de contributie met een verhoging van 2,50 Euro.
  9. Indien een lid nalatig blijft in het betalen, kan de penningmeester  een incassobureau inschakelen. Het betreffende lid wordt per direct geschorst van wedstrijden en trainingen, totdat de contributie is voldaan.
  10. Wanneer het lidmaatschap niet op 1 januari of 1 juni eindigt, blijft contributie verschuldigd tot de eerst volgende datum van opzeggen (1 januari of 1 juni).

Artikel 16 ā€“ Onkostenvergoedingen

  1. Voor het maken van onkosten door een lid/vrijwilliger voor een verenigingstaak is toestemming van het bestuur noodzakelijk.
  2. Onkosten gemaakt met toestemming kunnen worden gedeclareerd middels een declaratieformulier. Het formulier is beschikbaar op de TiVoC website.

 

Artikel 17 – Wedstrijden

  1.  Iedere speler is verplicht om bij verhindering tenminste 24 uur van tevoren dit onder opgaaf van reden te melden aan de trainer/coach van het desbetreffende team.
  2. Bij wedstrijden zal zo mogelijk ieder team vergezeld zijn van een coach. De coach is de eerst verantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan het bestuur.
  3. De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzing van de aanvoerder en de coach.
  4. Het bestuur is bevoegd de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door de Nevobo toestemming is verleend.

Artikel 18 – Aansprakelijkheid van de leden

  1. Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem/haar aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

Artikel 19 – Attenties

Bij onderstaande gebeurtenissen worden namens de vereniging, indien het bestuur hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen, door het bestuur te bepalen attenties verstrekt:

De trainers/coach/teamvertegenwoordiger kan dit melden bij het bestuur via E-mail

  • huwelijk van een lid;
  • geboorte zoon/dochter van een lid:
  • tijdens ziekte, bij thuisverblijf na minimaal 4 weken ziekteduur;
  • tijdens ziekte, na een verblijf van een week in het ziekenhuis;
  • bij 25- of 50-jarig huwelijksjubileum van een lid;
  • bij het 12 Ā½, 25-, 40- of 50-jarige verenigingsjubileum van een lid;
  • overige representaties en attenties te bepalen door het bestuur.

Artikel 20 ā€“ Communicatie

De vereniging kent de volgende standaard communicatiemiddelen van het bestuur aan de leden en de soort informatie die wordt uitgewisseld.

Middel 1:

Voor de communicatie over de vereniging in het algemeen heeft de vereniging TiVoC een website, verenigingsapp en facebook pagina. Leden kunnen bijdragen leveren aan de website en facebook pagina door teksten aan te leveren bij de webbeheerder van TiVoC (webbeheer@tivoc.nl).

Middel 2:

Voor de communicatie van het bestuur aan de leden over beleid, besluiten, verslagen of van persoonlijke aard geschied via E-mail vanuit het tivoc.nl domein.

Artikel 21 – Wijziging van het huishoudelijk reglement

  1. Wijziging van het huishoudelijk reglement kan met een besluit van de algemene ledenvergadering. Onderdeel van het besluit is de ingangsdatum.
  2. Tenminste 14 dagen voor de geplande vergadering, wordt een afschrift van het voorstel verspreid aan de leden via communicatiemiddel 2.